Podmínky používání aplikace DeePsy

Webová aplikace DeePsy (dále jen “aplikace”) je určena odborníkům v oblasti psychoterapie a poradenství (dále jen “terapeutům”). Je vyvíjena a provozována s cílem poskytovat terapeutům průběžnou zpětnou vazbu na jejich práci a zároveň sbírat data o procesu a výsledcích psychoterapie a poradenství pro účely základního a aplikovaného výzkumu.

Provozovateli aplikace jsou Vysoké učení technické v Brně (dále VUT) a Masarykova univerzita (dále MU) v rámci projektu aplikovaného výzkumu Deep learning v psychoterapii , řešeného s podporou Technologické agentury ČR (projekt č. TL03000049). Řešiteli projektu jsou Ing. Pavel Matějka, Ph.D. (VUT) a doc. Mgr. Tomáš Řiháček, Ph.D. (MU).

Před vytvořením svého uživatelského účtu v aplikaci v roli terapeuta si, prosím, prostudujte následující podmínky. Budete-li k nim mít jakýkoliv dotaz, kontaktujte nás.

1. Úvodní ustanovení

1.1. Uživatelská oprávnění

1.1.1. “terapeut” je základní rolí v aplikaci, která umožňuje zakládat a spravovat klientské účty, zadávat klientům dotazníky, vkládat do aplikace audio/videonahrávky sezení, zobrazovat informace o terapeutickém procesu apod.;

1.1.2. “přizvaný terapeut“ má ve vztahu ke klientům terapeuta dle čl. 1.1.1. právo zobrazit data klienta a zadávat dotazníky či vkládat nahrávky, ne však právo data nebo klienta z aplikace vymazat;

1.1.3. “administrátor pracoviště” může zobrazit seznam klientů/terapeutických případů vedených v rámci daného pracoviště a souhrnné statistiky za dané pracoviště. Nemá však přístup k datům o průběhu konkrétních terapeutických případů. Zavazuje se řídit se ve vztahu k používání aplikace interními pokyny daného pracoviště;

1.1.4. “administrátor aplikace (správce)” je členem výzkumného týmu a může zobrazit seznam uživatelů a spravovat jejich oprávnění. Spravuje též seznam pracovišť. Nemá jmenný přístup k datům o průběhu jednotlivých terapeutických případů, může však z aplikace exportovat pseudonymizovaná data, která mimo aplikaci není možné spojit s identitou terapeutů ani jejich klientů.

1.2. Kvalifikace terapeuta

Pokračováním v procesu registrace potvrzujete, že jste absolventem dlouhodobého systematického výcviku v psychoterapii či poradenství nebo frekventantem takového výcviku pracujícím pod pravidelnou supervizí a budete aplikaci využívat výlučně pro účely evidence a monitorování práce se svými klienty. Dále potvrzujete, že svou praxi vykonáváte a budete i nadále vykonávat v souladu s platnými právními předpisy a s etickými principy Evropské asociace pro psychoterapii .

1.3. Evidence klienta v aplikaci

Používání aplikace při terapii u konkrétního klienta je podmíněno jeho souhlasem. Terapeut má povinnost bez zbytečného odkladu odstranit z aplikace klienta, který o to požádá. Aplikace je primárně určena pro práci s plnoletými klienty. V případě zařazení neplnoletého klienta je povinností terapeuta průkazným způsobem zajistit souhlas zákonného zástupce klienta.

2. Jak aplikace funguje

2.1. Vkládání dat do aplikace

2.1.1. V rámci aplikace jsou zpracovávána data o terapeutech, jejich klientech, a dále o procesu a výsledcích práce s těmito klienty. Data jsou získávána prostřednictvím dotazníků v rámci samotné aplikace, případně dále prostřednictvím audiozáznamů sezení, která terapeut může do aplikace vložit.

2.1.2. Aplikace umožňuje namísto zvukové nahrávky vložit videozáznam. V takovém případě z něj bude automaticky extrahována zvuková stopa a pouze ta bude v rámci aplikace analyzována. Videozáznam samotný může být v aplikaci archivován pro potřebu terapeuta.

2.1.3. Klient i terapeut mohou vyplnění konkrétního dotazníku nebo vložení záznamu terapeutického sezení odmítnout.

2.1.4. Seznam dotazníků i harmonogram jejich zadávání se může lišit v závislosti na zvoleném projektu. „Projektem“ je v kontextu aplikace míněno specifické nastavení sběru dat. Všichni terapeuti mají přístup k základnímu projektu. Někteří terapeuti mohou mít navíc přístup ke specializovaným projektům vázaným např. na určitý výzkumný projekt či konkrétní pracoviště. O přístupu ke konkrétnímu projektu rozhoduje administrátor aplikace.

2.2. Kontrola nad daty

2.2.1. Terapeut má přístup k datům, která jeho klienti v aplikaci poskytnou (poskytnutá data). Může je využívat pro svou psychoterapeutickou/poradenskou práci, případně pro účely supervize za předpokladu, že zajistí anonymitu svých klientů ve vztahu k třetím osobám. Jakékoliv jiné použití poskytnutých dat terapeutem je podmíněno výslovným souhlasem klienta.

2.2.2. Terapeut má právo kdykoli z aplikace odstranit vybraná data svých klientů. Rovněž může kdykoliv smazat svůj účet nebo účet klienta. Smazáním účtu dojde k odstranění všech dat z databáze aplikace.

2.3. Sdílení dat s jinými terapeuty

Data o klientech a jejich terapeutickém procesu jsou přístupná pouze terapeutovi, který klienta do aplikace zařadil. Terapeut má možnost zpřístupnit data o konkrétním terapeutickém případu také jinému terapeutovi – uživateli aplikace („přizvaný terapeut“), typicky v případě společného vedení terapeutického případu. V takovém případě terapeut odpovídá za informování klienta a získání jeho souhlasu se zpřístupněním dat přizvanému terapeutovi. Takto přizvaný terapeut získává právo zobrazit data a zadávat dotazníky či vkládat nahrávky, ne však právo data nebo klienta z aplikace vymazat.

2.4. Odpovědnost za používání aplikace

2.4.1. Terapeut nese odpovědnost za řádné zabezpečení přístupu ke svému účtu zodpovědným používáním aplikace, zejména volbou silného hesla, neukládáním hesla na sdíleném zařízení, odhlašováním se z aplikace či používáním dvoustupňové autentizace na sdíleném zařízení.

2.4.2. Terapeut dále odpovídá za zabezpečení zvukových příp. obrazových záznamů terapeutických sezení na lokálním úložišti (např. diktafon, osobní počítač, záložní disk).

2.4.3. Interpretaci dat a výsledků analýz v rámci aplikace je nutno považovat za odbornou činnost vyžadující patřičnou kvalifikaci. Data a výsledky analýz se proto primárně zobrazují pouze terapeutovi, nikoli klientům. Je na zvážení terapeuta, zda, kdy a jakým způsobem seznámí klienta s těmito výsledky. Terapeut se zavazuje zprostředkovat pouze výsledky, jejichž významu sám rozumí, způsobem, který minimalizuje riziko poškození klienta.

2.5. Komunikace provozovatelů aplikace s terapeuty

2.5.1. Provozovatelé aplikace používají pro komunikaci s terapeuty “nástěnku” se zprávami a aktualitami, která se terapeutovi zobrazí po přihlášení do aplikace, případně e-mailovou zprávu. Terapeut je povinen se s těmito zprávami pravidelně seznamovat.

2.5.2. Terapeut může být v pravidelných intervalech (typicky jednou ročně) požádán o vyplnění dotazníku týkajícího se různých charakteristik jeho praxe.

2.6. Odmítnutí odpovědnosti provozovatele aplikace

2.6.1. Provozovatelé aplikace neodpovídají za případné poškození klienta vzniklé neodborným používáním aplikace, včetně (nikoliv však výhradně) necitlivou či nevhodně načasovanou interpretací výsledků měření, ignorováním informací o riziku suicidia, únikem citlivých dat zaviněným terapeutem a další.

2.6.2. Používání výsledků měření a analýz je plně v kompetenci terapeuta, provozovatelé aplikace sami nepodnikají na základě těchto výsledků žádné kroky směrem ke klientům.

2.6.3. Aplikace je poskytována “tak, jak je”. Provozovatelé aplikace usilují o co největší uživatelský komfort, neposkytují však žádné záruky týkající se dostupnosti aplikace ani jejích funkcí a nepřebírají odpovědnost za případnou ztrátu dat. Některé funkce nemusí být dostupné všem terapeutům a terapeutovi na ně nevzniká nárok. Aplikace je průběžně vyvíjena a může docházet k přidávání nebo odstraňování funkcí.

2.6.4. Provozovatelé aplikace si vyhrazují právo smazat účet terapeuta, který nenaplňuje podmínky používání aplikace nebo jehož způsob používání aplikace je v rozporu s profesionálním přístupem a etickými principy poskytování psychoterapie.

2.6.5. Podmínky používání aplikace se mohou změnit. Terapeut bere na vědomí, že zajištění provozu aplikace může v budoucnu vyžadovat její zpoplatnění.

3. Nakládání s daty a osobními údaji

3.1. Využití dat pro účely výzkumu a vývoje aplikace DeePsy

3.1.1. Odpovědi z dotazníků, nahrávky terapeutických sezení a další data budou pro účely aplikace DeePsy zpracovávány v pseudonymizované podobě (označená číselným kódem), tzn. že výzkumníci nebudou moci z těchto dat zjistit přímo identitu terapeuta ani klienta.

3.1.2. Zvuková stopa nahrávek sezení bude automaticky nebo ručně přepsána do textové podoby a analyzována. Vývoj aplikace vyžaduje, aby některé nahrávky sezení či přepisy jejich obsahu byly zpracovány ručně členy řešitelského týmu projektu. Pracovníci obou řešitelských institucí (VUT a MU) jsou vázáni mlčenlivostí ve vztahu k jakýmkoliv osobním údajům včetně obsahu nahrávek sezení. Výjimkou je povinnost oznámit přípravu nebo páchání trestného činu nebo skutečnost, že trestný čin byl spáchán (§ 367 a § 368 trestního zákoníku) nebo podezření na jednání vedoucí k závažnému poškození klienta nebo jiných osob.

3.1.3. Souhlas s výzkumným využitím svých osobních údajů můžete odvolat tak, že smažete příslušná data z aplikace, případně celý svůj účet v aplikaci. Tím budou smazána všechna data uložená v aplikaci.

3.2. Využití získaných dat pro další výzkum

Zvukovou stopu nahrávky sezení, její přepis a technické parametry z nich odvozené, bychom rádi využívali i v dalších navazujících projektech základního a aplikovaného výzkumu, v disertačních a diplomových projektech, v odborných publikacích a konferenčních prezentacích v rámci MU a VUT (tzv. sekundární využití dat). Výzkumníci i studenti pracující s těmito materiály budou vázáni mlčenlivostí ve vztahu k jakýmkoliv osobním údajům včetně obsahu nahrávek sezení. Každé takové použití je podmíněno schválením příslušné etické komise. Výsledky výzkumu budou vždy prezentovány výhradně v anonymní podobě, která neumožní Vaši identifikaci.

3.3. Zpracování a ochrana osobních údajů terapeuta

3.3.1. Vaše osobní údaje zpracovávané v aplikaci v rámci funkcionality „Nahrávky terapeutických sezení“:

  • jméno
  • e-mailová adresa
  • základní demografické údaje (pohlaví, rok narození, dosažené vzdělání, národnost)
  • charakteristiky psychoterapeutické/poradenské praxe (dotazníky dle bodu 2.5.2.)
  • IP adresa přístupu do aplikace
  • nahrávky terapeutických sezení
  • přepisy nahrávek sezení
  • technické parametry odvozené z analýzy nahrávek a přepisů

3.3.2. Společní správci osobních údajů získávaných v rámci aplikace

  • Vysoké učení technické v Brně, Antonínská 548/1, 601 90 Brno; kontaktní osobou je Ing. Pavel Matějka, Ph.D., tel.: 541 141 283, e-mail: matejkap@vut.cz; kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: poverenec@vut.cz
  • Masarykova univerzita, Žerotínovo nám. 617/9, 601 77 Brno; kontaktní osobou je doc. Mgr. Tomáš Řiháček, Ph.D., tel.: 549 494 871, e-mail: rihacek@fss.muni.cz; kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů: poverenec@muni.cz

3.3.3. Uložení, zabezpečení a přístup k datům

Data aplikace jsou uložena na serveru VUT, kde k nim mají přístup pouze pracovníci projektu Deep learning v psychoterapii (TL03000049) a pracovníci zabezpečující provoz informačních technologií. Všechny tyto osoby jsou vázány mlčenlivostí ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům. Vaše jméno a e-mail jsou v aplikaci uchovávány v zašifrované podobě.

3.3.4. Doba uložení osobních údajů

Data v aplikaci budou uchovávána, dokud je nevymažete nebo dokud nebude ukončen provoz aplikace. V případě, že níže udělíte souhlas se zpracováním osobních údajů i pro další výzkum (bod 3.2.), budou tato data uchovávána po dobu, po kterou je možné je považovat za užitečná pro oblast výzkumu psychoterapie/poradenství a vývoje nástrojů pro zpracování řeči na MU a VUT nebo dokud souhlas s takovým využitím neodvoláte Vy nebo klient.

3.3.5. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů:

  • požadovat přístup k osobním údajům týkajícím se Vaší osoby, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování,
  • podat stížnost dozorovému orgánu (Úřad pro ochranu osobních údajů ) v případě, že se domníváte, že zpracování osobních údajů probíhá v rozporu s právními předpisy;
  • souhlas se zpracováním osobních údajů udělený níže kdykoliv odvolat, aniž by za to hrozila jakákoliv sankce či znevýhodnění. Odvolání je možné učinit smazáním konkrétních dat příp. celého účtu v aplikaci, nebo oznámením kontaktní osobě některého ze správců osobních údajů (bod 3.3.2.). Zákonnost zpracování údajů před odvoláním souhlasu tím není dotčena.

4. Smlouva o zpracování osobních údajů

Terapeut, který sbírá osobní údaje a předává je do aplikace, je zpracovatelem osobních údajů. V souladu s čl. 28 GDPR uzavírají správci osobních údajů (čl. 3.3.2.) a terapeut (zpracovatel) tuto smlouvu o zpracování osobních údajů:

zobrazit podrobnosti

4.1. Předmětem této smlouvy je stanovit vzájemná práva, povinnosti a podmínky, za kterých bude terapeut provádět pro správce zpracování osobních údajů v rámci aplikace, a to v návaznosti na výše uvedené podmínky používání aplikace DeePsy tak, aby všechny strany dodržely povinnosti plynoucí z GDPR a z dalších právních předpisů.

4.2. Účelem zpracování osobních údajů je realizace projektu aplikovaného výzkumu Deep learning v psychoterapii, řešeného s podporou Technologické agentury ČR č. TL03000049 (dále projekt) a po skončení tohoto projektu další fungování aplikace.

4.3. Strany souhlasně potvrzují, že

4.3.1. zpracovávané osobní údaje zahrnují zejména zvukové záznamy nahrávek sezení, přepisy těchto nahrávek, další osobní údaje tvořící obsah nahrávek, odpovědi z dotazníků od klientů a terapeutů, pseudonymizovanou identifikaci klienta (původně identifikovaného jménem e-mailem, pohlavím, datem narození, rodinným stavem, IP adresou, vzděláním a národností) a terapeuta (čl. 3.3.1.);

4.3.2. kategorie subjektů údajů jsou klienti v psychoterapeutické/poradenské péči a terapeuti používající aplikaci;

4.3.3. povaha zpracování osobních údajů zahrnuje tyto operace a postupy: nahrávání sezení, přenos či kopírování jejich zvukových záznamů ev. videozáznamů, ukládání zvukových záznamů do externího zabezpečeného úložiště správce pro účely vývoje této aplikace, dodávání metadat o terapii k nahrávkám či jejich úsekům;

4.3.4. doba trvání zpracování osobních údajů je totožná s dobou používání aplikace DeePsy terapeutem.

4.4. Zpracovatel se zavazuje

  1. nezapojit do zpracování osobních údajů žádného dalšího zpracovatele bez předchozího písemného souhlasu správce;
  2. řídit se instrukcemi správce;
  3. pokud dojde k závěru, že instrukce správce je protiprávní, informovat o tomto správce;
  4. zachovávat mlčenlivost o zpracovávaných osobních údajích;
  5. v návaznosti na čl. 2.4.1. a 2.4.2. přijmout vhodná technická a organizační opatření, aby zajistil odpovídající zabezpečení osobních údajů;
  6. ohlašovat případy porušení zabezpečení osobních údajů (jejich poškození, ztrátu, neoprávněný přístup či podezření na podobný incident) nejpozději do 48 hodin na kontakt pověřence pro ochranu osobních údajů kteréhokoliv ze správců (čl. 3.3.2.).

4.5. Správce se zavazuje

  1. instruovat zpracovatele výhradně písemnou formou včetně instrukcí v této aplikaci;
  2. poskytovat součinnost potřebnou pro plnění závazků zpracovatele či druhého ze správců.

4.6. Tam, kde se v této smlouvě hovoří o správci, rozumí se kterýkoli ze správců eventuálně i oba správci společně. Kontaktními osobami správců jsou osoby uvedené v čl. 3.3.2.

4.7. Spolupráce a plnění závazků stran této smlouvy jsou vzájemně bezúplatné.

4.8. Tato smlouva se uzavírá na dobu používání aplikace terapeutem.

5. Souhlas s podmínkami používání aplikace

Zvýrazněné položky jsou vyžadované.